O Retrabalho é um problema que atinge diversas empresas, independente do porte, segmento ou atividade e muitas das vezes é quase imperceptível, se não analisado de forma sistêmica, mas que consegue causar danos suficientes para atrapalhar a produtividade e acaba por atingir diretamente nos resultados das operações, sem que seja notado.
Refazer uma atividade, seja ela de curta, média ou longa duração, significa que de alguma forma a operação foi impactada e vai demandar novos esforços que poderiam ser evitados se houvesse um gerenciamento mais próximo das tarefas realizadas.
Todo esse novo — mas repetido — processo de execução, resulta em diminuição da produtividade e desperdicio de recursos que poderiam ser muito melhor aproveitados.
Entender e resolver esse problema é de extrema importância para uma operação saudável e otimizada, e vamos trazer aqui soluções que vão te ajudar!
Calcule o índice de retrabalhos
Calcular o índice de retrabalho de suas operações vai te dar um panorama melhor de quão eficiente ela está.
O calculo macro, é bem simples:
Retrabalho (em %) = produtos retrabalhados/total de produtos x 100.
ou
Retrabalho (em %) = horas retrabalhados/total de horas x 100.
Lembre-se de que quanto menor for o índice de retrabalho, maior nota positiva para sua gestão!
Estabeleça prazos bem definidos
Definir prazos e estabelece-los de forma que se mantenha a fluidez na operação é de extrema importância! Desde que, sejam acompanhados.
Ao fazer isso, você garante um controle melhor de ações e evita execuções em cima da hora, que causam tanto estresse e atrapalham o andamento de toda a operação, sem contar o efeito cascata de impacto que tem em outros setores ligados ao seu. Definir prazos vai te preparar para os possíveis imprevistos que ocorrerem.
E não se esqueça do mais importante: Cumpra-os.
Otimize a comunicação na sua equipe
Mal entendidos são comuns quando não existe uma comunicação clara e objetiva entre os atores dentro de um processo, além de ser uma das maiores causas do retrabalho.
Para evitar isso, tenha o processo bem documentado e as pessoas treinadas. A opção de ter um checklist digital para conferência e controle das atividades presentes na operação, traz resultados que somente quem utiliza, consegue entender o antes e o depois.
Treine sua Equipe
É importante que sua equipe tenha à disposição treinamentos e capacitações para atuarem da melhor forma possível. Isso evita erros e retrabalhos, além de blindar os colaboradores contra possíveis imprevistos.
Um bom preparo nunca é demais.
Conecte-se
Aposte na digitalização e automação das etapas da sua operação. Através da tecnologia, você garante uma integração muito melhor das etapas dentro de um processo que precisa ser monitorado de perto.
Entenda que empresas que ainda mantém suas operações majoritariamente manuais em papel e planilhas, se destacam menos em um mercado que cada dia mais vem apostando em soluções tecnológicas.
Você pode usar checklists digitais que vão te ajudar a padronizar atividades variadas dentro de um sistema único e estruturado.
