A transformação digital já não é mais uma novidade para as empresas, que contam cada vez mais com a tecnologia para facilitar a gestão empresarial. Um bom exemplo é o uso dos checklists digitais, que facilitam a realização e conferência de processos.

Antes, os checklists eram aplicados manualmente, com papéis, e as atividades se desenvolviam normalmente. Porém, com o avanço da tecnologia e aumento da velocidade com que tudo acontece no mundo, ficou mais difícil ter apenas processos analógicos, dificultando sua execução e impactando o tempo de realização.

Neste artigo, vamos mostrar as vantagens dos checklists digitais para sua gestão empresarial e como aplicar esta tecnologia no dia a dia para potencializar os resultados do seu negócio. 

O que são checklists digitais?

Para entender os benefícios dos checklists digitais, precisamos conhecer seu conceito: podemos defini-los como listas de verificação para processos e atividades que são preenchidos, atualizados, armazenados e compartilhados de maneira digital.

Assim, ao invés de ter um bloco com diversos checklists realizados ao longo do mês, por exemplo, é possível concentrar todas as informações em um único local, com acesso à internet e atualização automática dos dados.

Embora esta ferramenta seja simples, seu impacto na gestão empresarial é enorme, pois facilita o trabalho dos colaboradores, reduz a chance de erros e facilita a análise dos dados. 

Por não ser uma atividade manual e pelo fácil acesso e atualização dos envolvidos em cada processo, os checklists digitais são uma ótima alternativa para os negócios que desejam crescer, sem perder a eficiência operacional.

Vamos falar mais sobre isso daqui a pouco, mas até agora já podemos perceber que é bem interessante contar com este recurso na empresa e sua implementação pode ser simplificada, ao contar com as ferramentas certas.

Como aplicar checklists digitais na sua gestão?

O primeiro ponto a destacar é que os checklists ajudam os colaboradores a executar suas atividades com mais agilidade e segurança, pois orientam o que deve ser feito em cada caso. Além disso, é muito utilizado em situações em que riscos e erros devem ser minimizados.

Com isso em mente, é possível aplicar os checklists digitais em praticamente todos os setores da empresa. Isso porque é muito fácil adaptar o recurso para as diversas necessidades do negócio.

O ideal é mapear todos os processos realizados pelos setores, identificar o que demanda alguma etapa de verificação ou o que deve sempre ser executado de determinada forma. E, a partir disso, é possível começar a desenhar os checklists, considerando as atividades a serem feitas.

Por exemplo, a área financeira pode contar com alguns checklists em suas atividades, garantindo a qualidade das tarefas e evitando que ocorram erros em relatórios e documentos – isso previne retrabalho e custos com juros.

Outro setor muito beneficiado é a Logística, que pode ter checklists para todas as etapas, da gestão de estoques à entrega dos produtos. Assim, a companhia mantém o padrão para os pedidos, ganha agilidade e aumenta a satisfação dos clientes, que não receberão suas encomendas com erros.

Podemos citar ainda a área de Marketing, que pode ter checklists para a produção de conteúdo, considerando todas as atividades necessárias nos diversos canais de comunicação utilizados.

A equipe de Produção também pode se beneficiar deste recurso, garantindo que todos os passos serão seguidos para fabricar algum item com qualidade e sem desperdício de material.

Logo mais, vamos trazer alguns exemplos de checklists digitais que você pode implementar na sua empresa, mas tenha em mente que o objetivo destas listas é facilitar o dia a dia e isso deve ser comunicado aos colaboradores.

Por fim, sabendo dos processos que podem utilizar os checklists, é hora de anotar todos os pontos que devem ser observados, estruturar a lista e treinar os funcionários para sua utilização no trabalho.

Ainda neste artigo vamos te mostrar a ferramenta ideal para criar os checklists digitais, que centraliza todos os dados e funciona mesmo sem acesso à internet. Com ela, você poderá elevar sua gestão empresarial para um novo patamar, com dados confiáveis e processos automatizados.

Vantagens de utilizar checklists digitais

Até agora, você já pode ter identificado alguns benefícios de aplicar os checklists na sua gestão só pelo que comentamos, mas preparamos uma lista para reforçar a importância destes recursos na empresa.

Padronização de atividades

É inegável que a diversidade de pensamento na empresa é muito importante, mas em alguns momentos é preciso ter um padrão para as atividades realizadas, como na gestão de estoques ou na linha de produção, por exemplo.

O checklist digital dá segurança para o gestor de que todos os colaboradores executarão a tarefa da mesma forma e ajuda os colaboradores no que deve ser feito, pois não precisam sempre pensar na atividade, basta seguir a lista de verificação.

Economia de recursos e tempo

Essa padronização ajuda a empresa a economizar recursos, já que todos trabalharão da mesma forma. Pensando no setor de produção, é como uma receita de bolo em que os colaboradores usam sempre a mesma quantidade de ingredientes, sem desperdício ou erros por não saber o que pode ou deve ser feito, sem a ajuda dos checklists.

Além disso, com o uso desta ferramenta de forma digital, há economia de tempo para preencher e armazenar as listas. Isso tudo sem falar na redução de impressões (que gera custos) e, consequentemente, de espaço para armazenar os documentos.

Aumento da produtividade

Quando os colaboradores sabem o que deve ser feito e ter uma direção a seguir, conseguem executar suas atividades com mais agilidade e eficiência. Aliás, os gestores também passam a ter maior controle sobre o que é feito, além de poder delegar as funções com mais clareza.

Desta forma, pode-se otimizar processos e alocar os recursos da melhor maneira, para potencializar os resultados esperados. Outro ponto é que as aprovações e assinaturas podem ser facilmente realizadas de forma online, tornando o processo mais ágil.

Redução de erros e minimização de riscos

Algumas atividades podem trazer algum dano ao colaborador ou à empresa, se não forem executadas corretamente. A utilização do checklist ajuda a garantir que todas as etapas serão devidamente realizadas.

Um exemplo simples é a declaração de Imposto de Renda. Se algum dado estiver faltando, a empresa pode ter problemas futuros com a Receita Federal. Neste caso, o checklist ajuda a garantir que tudo seja enviado conforme o esperado.

Gestão da qualidade dos processos

Com a padronização das atividades, é fácil identificar o que pode ser melhorado e os colaboradores sabem qual é o resultado esperado no final do processo. Assim, seus esforços são direcionados para a execução das tarefas da melhor maneira possível.

Além disso, o uso de checklists garante que todas as ações sejam executadas da mesma forma, reduzindo a chance de que algo dê errado, permitindo a fácil identificação do que estiver fora do padrão.

Garantia do cumprimento de regras

Várias empresas possuem regulações a cumprir em suas atividades, como indústrias e a área de saúde. Os checklists digitais permitem a avaliação de todas as exigências solicitadas pelos órgãos responsáveis, garantindo o bom funcionamento dos negócios.

Com este recurso, é fácil seguir as orientações, sem deixar nada passar, evitando problemas e até questões judiciais mais sérias.

Maior segurança para o colaborador

Os checklists digitais, como já comentamos, orientam os colaboradores em suas atividades, mas existe uma outra aplicação muito importante: Segurança do Trabalho. 

Algumas funções demandam o uso de EPIs e o cumprimento de certos protocolos. As listas garantem que todas as etapas serão seguidas, prevenindo acidentes (de forma individual ou coletiva).

Saiba mais sobre a importância deste assunto e como iniciar esta área na sua empresa.

Análise de dados e melhoria contínua

Como os dados ficam registrados no sistema, os gestores podem analisar as informações inseridas ali, identificar pontos de melhoria e até corrigir o que estiver fora do esperado.

Ter fácil acesso aos dados também permite tomadas de decisão mais rápidas e confiáveis, além de dar transparência a todos os processos analisados – um requisito essencial para empresas que desejam investir na abordagem gerencial do ESG.

Automação de processos

Ao inserir os dados e checklists no sistema, é possível automatizar diversos processos, com uma etapa iniciando automaticamente após a outra, quando certos requisitos são cumpridos.

Isso traz agilidade para a execução das atividades, facilita a comunicação entre setores e garante que todos tenham acesso às mesmas informações.

Integração com outros sistemas da empresa

Soluções de checklists digitais, como a Wayv, possuem a integração com sistemas como ERP e CRM, permitindo que dados desses locais alimentem as listas de verificação, tornando os processos mais completos e eficientes.

Exemplos práticos de checklists digitais

Deu para ver que é muito vantajoso utilizar os checklists digitais na empresa, pois beneficia a todas as áreas e ajuda a elevar os padrões das ações realizadas.

E, para te dar mais clareza de como aplicar estas listas no seu dia a dia, trouxemos alguns exemplos que cada área pode utilizar:

Financeiro e RH

• Contas a pagar e receber
• Geração de relatórios
• Fechamento de folha de pagamento
• Conferência de ponto dos colaboradores
• Admissão e demissão de funcionários

Logística

• Entrada e saída de produtos do estoque
• Condição do veículo de entrega
• Controle de carga e descarga
• Entrega e recebimento de mercadorias
• Verificação de equipamentos (como empilhadeiras)

Manutenção 

• Vistoria de veículos
• Identificação dos serviços a realizar em veículos e máquinas
• Manutenção preventiva de imóveis
• Instalações elétricas e hidráulicas
• Manutenção preventiva de equipamentos

Construção

• Acompanhamento da evolução da obra
• Vistoria final
• Remoção de resíduos e entulhos
• Compra de matéria-prima
• Gestão do estoque

Produção

• Configuração de equipamentos
• Gestão de matéria-prima
• Conferência de qualidade
• Etapas de produção (que ainda são manuais)
• Treinamentos dos colaboradores

Saúde

• Atendimento e procedimentos realizados
• Cadastro de pacientes
• Higienização de equipamentos
• Limpeza de ambientes
• Gestão de estoque

Segurança do Trabalho

• Verificação de EPIs
• Condições de equipamentos de incêndio
• Conferência de equipamentos de segurança
• Avaliação de sinalizações
• Condições do ambiente de trabalho

Wayv: a solução ideal para suas checklists digitais

Os exemplos de checklists que trouxemos são apenas algumas das inúmeras possibilidades que você pode implementar em sua empresa. Talvez agora você se pergunte qual a melhor maneira de aplicar estas listas no dia a dia.

A boa notícia é que existem ferramentas desenvolvidas especialmente para atender a esta necessidade – é o caso da Wayv.

Em nosso sistema, você tem acesso a várias outras funcionalidades e pode integrar os checklists e seus dados a outros processos, tornando o trabalho mais fluido e prático para todos os envolvidos.

A Wayv foi desenvolvida para ser facilmente entendida e utilizada, portanto ajuda os colaboradores e gestores a executarem suas atividades e traz mais clareza sobre as ações desenvolvidas.

Além disso, você pode configurar notificações e avisos para as etapas dos checklists e ter rápido acesso aos dados inseridos no sistema.

A implementação da Wayv é simplificada e você conta com uma equipe de especialistas, que ajudarão você e seu negócio a terem melhores resultados com a automação de processos, para aumentar a eficiência operacional da empresa.

Confira aqui outras funcionalidades da Wayv e o que nossa solução pode fazer por você.

Revolucione sua gestão empresarial

Os checklists digitais são ferramentas muito importantes para ajudar a padronizar processos e garantir a qualidade das operações da empresa. Por serem de fácil aplicação, os benefícios logo são sentidos, e isso pode destacar sua empresa no mercado.

Aproveite os benefícios da tecnologia e invista em checklists digitais, para ter mais clareza das informações, aumento da produtividade dos colaboradores e redução de custos e erros, que acontecem quando não há a devida padronização.

Conte com uma ferramenta especializada em automação de processos e checklists para auxiliar seu negócio a revolucionar a gestão empresarial e ter melhores resultados em todas as áreas da empresa.

A Wayv foi especialmente desenvolvida para atender às necessidades de grandes empresas, trazendo as respostas para as principais dificuldades enfrentadas na gestão – e os checklists digitais são uma das maneiras de minimizar as lacunas deixadas por outras ferramentas.

Com estes recursos, sua gestão empresarial só tem a ganhar, pois várias atividades manuais são automatizadas e seus colaboradores podem pensar no que gera mais valor para a companhia.

Faça um teste grátis da solução da Wayv e veja como sua empresa pode ser mais ágil e eficiente