Você sabe o que é a padronização de processos? Sabe quais podem ser padronizados? Como iniciar? Descubra no artigo de hoje!
A padronização nada mais é do que a submissão de um processo a um método ou modelo especifico.
O principal objetivo desses processos é regulamentar, tornar os fluxos de trabalho mais organizados para que aconteça um crescimento na produtividade e dos lucros.
No caso da padronização de processos, essa se refere a uma forma de formalizar a produção de uma empresa.
Mas, do contrário do que muitos acreditam, adotar essas mudanças não quer dizer que abrirá mão da criatividade e flexibilidade, tornando o trabalho cada vez mais rígido e monótono.
Quando você adota a padronização de processos, não apenas atinge resultados positivos, principalmente em quantidade e qualidade.
- Quantidade – Estamos nos referindo a queda de gastos e de tempo, além de otimização na utilização de materiais.
- Qualidade – Nós referimos ao processo de treinas e qualificar os colaboradores.
É exatamente por isso, que essa forma de trabalho tem sido extremamente utilizada por empresas que buscam reduzir custos de produção, ou de serviço no geral, sem afetar ou até aumentar a qualidade.
Por isso, conheça mais sobre a padronização de processos e a melhor forma de implementá-la no artigo de hoje!
Como iniciar a Padronização?
O primeiro passo é realizar uma reunião com as equipes para comunicar e orientar como será feito esse processo.
Cada um dos funcionários precisará ser treinado, orientado sobre a nova forma de trabalho, só assim tudo dará certo.
Para ter um controle melhor, e uma análise mais segura, a dica é realizar a padronização, setor a setor, cada um com um responsável pelo processo.
É preciso criar padrões fáceis de intender e seguir, dessa forma tanto os veteranos, como os novos colaboradores terão segurança em aplicá-los em seu cotidiano.
Você precisa acompanhar esses padrões com bastante atenção, e bem de perto. Assim, você consegue identificar problemas, e possíveis melhorias.
Outro ponto é entender que a padronização não é definitiva, ela precisa ser revista de tempos e tempos, e você precisa definir qual será esse tempo.
Qual processo devo padronizar?
Todas as atividades que são fundamentais para a empresa, como as atividades básicas cotidianas.
Aquelas que são realizadas em grande quantidade, devem ser padronizadas para reduzir os riscos de erros.
As áreas que podem trazer risco a segurança dos funcionários e até mesmo ao meio ambiente, também precisam ser padronizadas.
Por que fazer isso em praticamente toda a empresa?
Porque essas mudanças refletem diretamente nos clientes, que percebem a organização interna através do que é oferecido externamente.
Isso faz com que esse cliente fidelize, e até mesmo passe a ser um promotor da marca, indicando e falando bem de seus serviços/produtos.
Como começar a padronizar os processos em minha empresa?
Antes de mais nada faça um estudo da situação atual da sua empresa, e de seus principais objetivos a curto, médio e longo prazo.
Com essas informações, você deve realizar um mapeamento para identificar quais são os processos e rotinas de cada um dos setores.
Tendo este mapeamento em mãos, você consegue ter uma visão clara de valores dos recursos utilizados e de seus colaboradores.
E através destas informações você pode iniciar o levantamento de soluções para todos os problemas identificados.
Nesse ponto, você precisa também realizar uma estimativa dos recursos que serão necessários para realização das atividades.
E acima de tudo isso, você precisa definir quais serão as métricas utilizadas que serão analisadas, criar planos de ação, planejar investimentos e criar estratégias bem definidas.
Uma das melhores formas de reunir todas essas informações, é através de um sistema de coleta de dados completo e dinâmico.
Fale com um de nossos consultores, eles podem te ajudar a entender ainda mais sobre processos e como otimiza-los!
