A velocidade com que uma empresa toma decisões pode ser o diferencial para seu crescimento ou estagnação. Mas não adianta agir de qualquer forma, é preciso ter dados que embasem as decisões e uma das melhores maneiras de fazer isso é com o Business Intelligence (BI).

Este processo coleta e analisa dados, que trazem insights para os gestores, ajudando a escolher o melhor caminho a seguir (ou seja, aquele que trará os melhores resultados para a companhia).

Além disso, o BI é peça-chave para a gestão empresarial e pode contribuir em vários aspectos estratégicos da organização. Acompanhe o artigo até o fim e entenda a importância do Business Intelligence para tomada de decisões e para tornar sua gestão mais ágil e eficiente.

O que é BI?

O Business Intelligence, também conhecido como BI, Inteligência de Mercado ou Inteligência de Negócios, é um processo que coleta, organiza, analisa, monitora e compartilha dados da empresa. É composto por sistemas e ferramentas que possibilitam essas atividades citadas agora.

Embora o termo remonte ao final da década de 1970, nos últimos anos a solução vem ganhando maior notoriedade e espaço no mercado, tanto com mais usuários utilizando a ferramenta, quanto com mais empresas desenvolvendo plataformas de BI.

A solução traz uma visão clara e abrangente das principais informações dos negócios, permitindo a rápida tomada de decisão por parte dos gestores, sempre com base em dados sólidos e confiáveis.

Os dados analisados podem ser captados de diversas fontes, pois o BI se conecta a vários sistemas, internos e externos à empresa, de modo a consolidar as informações, com uma apresentação simples e visual das análises realizadas.

Por sua capacidade de lidar com uma grande quantidade de dados, o Business Intelligence é uma solução adotada por cada vez mais empresas, em especial de médio e grande porte. Afinal, com o volume de informações coletadas diariamente pelos negócios, apenas um sistema robusto poderia atender a essa necessidade de processamento.

Porém, não adianta apenas ter uma plataforma que analisa os dados se eles não forem utilizados de alguma maneira – e é aqui que o BI se destaca mais uma vez, como veremos agora.

Papel do BI na gestão empresarial

O BI pode receber informações de todas as áreas de negócio, por isso é considerado uma peça estratégica na gestão empresarial. Através de suas análises, é possível:

• identificar o comportamento dos clientes
• analisar gaps de mercado que podem ser supridos pela empresa
• encontrar maneiras de otimizar os lucros e resultados
• comparar dados de concorrentes 
• localizar a posição da companhia no mercado
• monitorar indicadores de desempenho

A lista de funcionalidades do Business Intelligence ainda é longa e seu uso pode variar conforme a maturidade gerencial dos negócios e sua área de atuação. De qualquer maneira, o BI proporciona uma visão completa da situação da empresa.

Afinal, por melhores que sejam os relatórios gerados por cada área, se não houver uma maneira de analisar tudo de forma conjunta, a empresa deixa de aproveitar diversos insights, que poderiam dar outra visão sobre a companhia.

Assim, com o BI, os gestores podem acompanhar o desempenho dos negócios, entender o que está funcionando e o que pode ser aperfeiçoado e tomar as melhores decisões, sem achismos.

Como os dados são apresentados de forma gráfica na solução, com a possibilidade de aprofundamento em algum tópico, a análise de informações é facilitada, o que, manualmente, levaria muito mais tempo para ocorrer – além de estar sujeita a erros.

Essa segurança na manipulação e observação dos dados é essencial para as empresas que desejam otimizar suas operações e expandir os negócios. Por outro lado, a simplicidade com que tudo é apresentado, permite rápidas análises e conclusões, para rápidas decisões.

Para entender mais sobre como utilizar o BI na sua companhia, pode ser interessante realizar pesquisas de mercado e benchmarking, observando as melhores práticas das empresas e adaptando-as conforme sua realidade.

Como o BI funciona

A tecnologia possibilita que as empresas captem cada vez mais dados, porém sem o devido tratamento, os gestores não conseguem extrair o que essas informações querem dizer, tornando o volume de dados sem muita utilidade.

Para entender como, no final do processo, as informações são apresentadas e podem gerar insights para as tomadas de decisão, separamos um pequeno passo a passo do funcionamento do Business Intelligence.

Primeira etapa: coleta dos dados

O ponto de partida é a seleção de quais dados são relevantes para a empresa e qual o objetivo em ter essas informações em mãos. Aqui, são determinadas as fontes de dados, a frequência com que serão coletados e se é interessante buscar informações históricas.

Neste momento também acontece a limpeza da base de dados, descartando o que não é relevante para a estratégia dos negócios. E vale destacar que é possível inserir informações qualitativas e quantitativas na ferramenta.

Outro ponto interessante é que o BI se conecta com outros sistemas e atualiza os dados automaticamente, garantindo a confiabilidade dos números, pois não há interferência humana para a inserção de informações.

Para entender melhor tudo isso, digamos que você deseja saber qual o nível de satisfação dos seus clientes e quais são os tópicos que mais geram atendimentos por parte deles. 

Para ter essa análise, é preciso captar dados da área de Customer Success, por exemplo, além de monitorar informações sobre o assunto que o mercado possa oferecer.

Segunda etapa: análise dos dados

Com as informações no BI, é hora de definir as métricas e parâmetros que avaliarão cada dado, bem como organizar o material coletado. Com isso feito, será possível comparar dados entre períodos, visualizar o resultado das análises e emitir relatórios.

Esta é uma das etapas mais importantes, pois é a partir dessas análises que os insights serão gerados para os gestores, permitindo a tomada de decisões. Por isso, vale a pena configurar o sistema com calma, entendendo o que deve ser extraído de cada dado e como isso será apresentado.

De modo geral, as ferramentas de BI possuem a função para gerar relatórios, mas também apresentam os dados através de gráficos e dashboards, o que facilita uma rápida análise e entendimento do que representam para a empresa.

Terceira etapa: compartilhamento dos dados

Muitas vezes, uma equipe fica responsável por trabalhar com os dados do BI, mas as informações são relevantes para as demais áreas da empresa. Então é preciso repassar o material para os interessados, para que possam tomar as decisões com base nas melhores análises.

As plataformas de BI permitem configurar o nível de acesso das informações para cada usuário, o que aumenta a segurança dos dados e evita o vazamento de questões sensíveis da companhia.

Isso tudo deve ser considerado pelos gestores na hora de implementar o BI, avaliando também a frequência com que os dados serão compartilhados – e, de tempos em tempos, vale a pena revisar se este processo é o melhor para a empresa.

Quarta etapa: monitoramento dos dados

De nada adianta captar um grande volume de informações, configurar sua análise no sistema e depois não acompanhar se a performance está de acordo com o esperado.

Voltando ao exemplo do nível de satisfação dos clientes, se você estipulou uma meta de 98% para esse indicador, é preciso monitorar constantemente o número, para garantir que ações serão tomadas caso o resultado esteja abaixo do proposto.

Nesta etapa também são avaliados se o processo pode ser otimizado, se alguma outra fonte de dados pode contribuir para as análises e alguma estratégia deve ser ajustada, para atender aos movimentos do mercado.

Para que todos os passos possam ser devidamente aplicados e gerem os resultados esperados, é muito importante treinar a equipe ou contratar pessoas especializadas no uso do BI, que demanda alguns conhecimentos específicos.

O que considerar para tomar decisões?

Antes de falarmos sobre o papel do BI nas tomadas de decisão, vamos relembrar alguns pontos importantes para que esse processo aconteça de forma eficiente na empresa.

A todo momento, os gestores precisam definir os próximos passos da sua área e dos negócios, seja para aproveitar oportunidades, atingir as metas ou corrigir algo fora do padrão.

O tempo de resposta às ações importa cada vez mais, pois o mundo opera em alta velocidade e é esperado que as empresas reajam com a mesma intensidade.

Diante disso, a tomada de decisão envolve identificar o problema ou oportunidade, da forma mais clara possível, para que as ações realizadas ajudem a resolver essa questão.

Depois, é preciso coletar dados que ajudem a mostrar o melhor caminho – quanto mais confiáveis forem essas informações, melhor, para que a decisão final não seja influenciada por outras questões.

O terceiro passo é a identificação das alternativas, já que, muitas vezes, existe mais de uma maneira de se resolver um problema ou aproveitar alguma ocasião. Por fim, a escolha será feita analisando as possibilidades, decidindo aquela que melhor resolverá a questão.

Para que tudo isso aconteça na empresa, o gestor precisa ter acesso a dados confiáveis, assim como precisa de uma análise completa e detalhada das informações, para que possa pensar nas alternativas mais aderentes ao problema. Tudo isso de forma ágil, com fácil acesso aos dados.

Como o BI apoia a tomada de decisão

Entendendo todo esse cenário, o Business Intelligence é uma ótima solução para apoiar a tomada de decisões na empresa, pois já coleta e analisa os dados automaticamente, fornecendo um ambiente confiável para escolhas mais eficientes.

Graças à sua tecnologia, o BI consegue avaliar as informações com mais profundidade e agilidade do que um ser humano, por isso é um aliado para as tomadas de decisão, poupando dos gestores um longo percurso de análise dos dados.

Além disso, a Inteligência de Mercado simplifica dados complexos, contando ainda com gráficos e dashboards, que facilitam a visualização das informações, para que os gestores possam tirar suas conclusões a partir da análise de dados.

Os insights gerados com o BI são essenciais para a tomada de decisões, pois aumentam a confiabilidade dos números, trazem respostas mais rapidamente e permitem observar a situação completa da empresa, não considerando apenas aspectos de uma ou outra área.

Por exemplo, digamos que a área financeira precisa reduzir os custos da empresa em 10%. O gestor desta equipe pode levantar possíveis valores a serem eliminados ou economizados, como o investimento do marketing em variados canais.

Reduzir esse valor de divulgação poderia ser uma saída rápida para o financeiro atingir sua meta, mas se esse investimento for responsável por 70% das vendas da empresa, talvez não seja a melhor ideia.

E como chegar a essa resposta? Através da análise de dados no BI, que oferece um panorama de todos os custos e retornos sobre os investimentos realizados.

Assim, analisar as informações no Business Intelligence reduz o risco de decisões erradas da empresa, aquelas que podem não gerar o resultado esperado ou até causar outros tipos de problemas.

Em empresas de grande porte, qualquer decisão deve ser muito bem pensada, pois qualquer movimento em falso pode representar milhares (e até milhões) de reais de prejuízo, além de outras questões não financeiras (como crise de imagem ou ambiental, por exemplo).

Portanto, o BI ajuda a minimizar riscos, aumenta a segurança e oferece dados mais concretos e confiáveis para que a tomada de decisão seja mais eficiente e ágil.

Vantagens de contar com o BI na gestão

Apesar de ser muito útil para orientar as escolhas a serem feitas, as ferramentas de Inteligência de Mercado possuem ainda outras vantagens para a gestão empresarial que reforçam a importância do seu uso pela companhia.

Identificação de oportunidades de mercado

Como o BI permite a inserção de dados externos à empresa, é possível observar como a companhia desempenha perante o mercado, enxergando oportunidades de atuação, que os concorrentes não atendem, por exemplo.

Aumento da produtividade

Por não precisar analisar os dados manualmente, os gestores e analistas ganham tempo para observar os insights gerados e podem focar em ações estratégicas, que trarão mais retorno para a empresa.

Além disso, o BI permite o rápido acompanhamento dos resultados, através de relatórios e gráficos, reduzindo o tempo de preparação e compartilhamento destes materiais.

Acompanhamento detalhado de indicadores

Para entender se a empresa está seguindo no caminho previsto, é interessante contar com métricas que mostram os resultados gerados e os KPIs (indicadores-chave de performance) são uma excelente maneira de controlar este desempenho.

Assim, o Business Intelligence consegue mostrar rapidamente se a performance está dentro das metas ou se alguma ação deve ser tomada (antes que seja muito tarde para tentar reverter), além de apontar desvios e tendências nos resultados.

Redução de custos e erros

Por oferecer uma visão abrangente da situação da empresa, o BI ajuda a reduzir custos sem perder a qualidade das atividades realizadas. Isso porque os recursos são alocados de maneira mais estratégica, de acordo com a necessidade de cada área e projeto.

Além disso, os investimentos realizados são feitos com base em dados, reduzindo a chance de erros, que podem trazer prejuízo à organização.

Identificação de tendências

Observando dados internos e externos, os gestores podem perceber padrões nos resultados ou processos da empresa e antecipar tendências de mercado. 

Com o conhecimento da sua posição diante dos concorrentes e da opinião dos clientes sobre a empresa, fica mais fácil tomar decisões que deixarão os negócios à frente dos demais, com base em dados sólidos e confiáveis (reduzindo chances de erros, como já comentamos).

Visão em tempo real dos dados

Com a demanda de decisões tomadas rapidamente, não é possível ter atualizações dos resultados da empresa uma vez por semana ou por mês. É muito tempo para corrigir alguma falha ou perder alguma oportunidade.

Estar antenado com o que o mercado deseja e com o que acontece na empresa é fundamental para agir rapidamente e o BI atualiza as informações em tempo real, com as integrações realizadas com outros sistemas – isso traz agilidade e segurança para o processo.

Apoio para definição de metas e estratégias

Para evitar de colocar metas inatingíveis ou muito abaixo do potencial da empresa, o BI ajuda a identificar o que pode gerar melhores resultados e orienta os gestores sobre os caminhos a seguir.

A solução permite a visualização das respostas necessárias para o momento da companhia e depois possibilita o monitoramento das estratégias, para entender se aquele foi o melhor caminho.

Análise de cenários

Diante de várias possibilidades a serem escolhidas, o BI oferece a análise de cenários, para que o gestor visualize o impacto de cada escolha na empresa, comparando os resultados, e assim possa minimizar riscos e aproveitar as oportunidades.

Outras ferramentas que complementam sua gestão

O Business Intelligence precisa ser alimentado para que ofereça as respostas mais assertivas. Por isso, deve trabalhar em conjunto com outras soluções, que ofereçam os dados do que acontece na empresa em tempo real.

ERP

O sistema de gestão empresarial centraliza diversas funções da empresa e seus dados mostram a situação dos negócios em diversas áreas, como estoque, financeiro e RH.

Ao inserir suas informações no BI, as análises serão mais completas, com integração dos dados entre áreas, além de comparação de dados históricos e presentes.

CRM

O sistema de gerenciamento de relacionamento com clientes guarda informações preciosas sobre o contato com os consumidores, bem como seu padrão de comportamento. 

Analisando esses dados em um cenário mais amplo, é possível identificar tendências de mercado e lacunas que a empresa pode preencher com seus produtos e serviços – além de acompanhar se os clientes estão satisfeitos e quais os pontos de melhoria.

Wayv

A solução para automação de fluxos processuais gera inúmeros dados sobre as ações realizadas na empresa. Com sua função de checklists digitais, traz mais agilidade para as atividades, garantindo padrões e a qualidade dos processos.

As empresas que utilizam a Wayv possuem melhora na eficiência operacional, redução de erros, maior segurança para o colaborador e possibilidade de otimizar processos em diversas áreas.

Conheça mais sobre a Wayv aqui.

Tome melhores decisões no seu negócio

É inevitável que os gestores precisem tomar decisões na empresa, mas se algo for feito de forma equivocada, pode trazer grandes prejuízos à organização. 

Por isso, ter uma visão abrangente da situação dos negócios é fundamental para basear as escolhas, contando com dados confiáveis e atualizados em tempo real. Uma ferramenta de BI proporciona tudo isso, dando mais segurança para os gestores tomarem decisões.

Mas para que a gestão seja ainda mais eficiente e completa, é interessante ter uma solução que otimize e automatize processos gerenciais, como é o caso da Wayv. Desta forma, toda a empresa terá bons resultados e estará preparada para agir rapidamente quando precisar.

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