Empresas que desejam crescer no mercado precisam pensar na gestão de processos, para evitar que cada colaborador trabalhe de uma forma e que as entregas fiquem sem qualidade ou bagunçadas.

A falta de encontro nas informações transparece para o cliente e não é sustentável trabalhar dessa forma por muito tempo. Além disso, como o mercado muda rapidamente, sem uma boa gestão de processos, há uma grande chance da empresa não conseguir se adaptar.

Para evitar que você passe por isso no seu negócio, preparamos este pequeno guia com as principais informações para você gerenciar os processos de todas as áreas com muita qualidade.

Acompanhe até o final e entenda como aumentar sua eficiência operacional, otimizar tempo e custos e potencializar os resultados dos negócios.

O que é gestão de processos?

Gestão de processos é o conjunto de atividades para identificar, padronizar, executar e monitorar os processos de uma empresa, em qualquer área de atuação. 

É uma forma simples de garantir a qualidade na realização das atividades, independentemente de quem a execute no dia a dia.

Mas, antes de nos aprofundarmos nas vantagens dessa metodologia, vamos relembrar o que é um processo e porque ele é importante para a empresa.

Chamamos de processo as ações (ou um conjunto delas) que são realizadas para atingir determinado objetivo. Em geral, essas atividades se repetem com certa frequência (ou seja, não são eventos únicos), por isso é interessante listar e organizar a forma como serão executadas.

Um exemplo de processo é a manutenção de um veículo. Existem algumas etapas que devem ser feitas para garantir que todas as peças do carro sejam revisadas e trocadas (se for o caso), para que seu uso seja seguro, evitando acidentes.

Podemos comentar ainda sobre a limpeza de um escritório ou de uma máquina. Alguns procedimentos devem ser realizados para que o ambiente ou a ferramenta passem pela devida manutenção e possam ser utilizados tranquilamente.

Os processos estão presentes em todas as áreas de uma empresa, como marketing, financeiro, logística e comercial, mesmo que muitas vezes não sejam bem definidos ou feitos de forma consciente.

A gestão de processos é uma forma de tornar essas ações padronizadas, garantindo sua qualidade, além de permitir a melhoria na hora de executar – mas vamos falar sobre isso em detalhes logo adiante.

Outro ponto é que essa gestão permite identificar todas as etapas (atividades) que compõem o processo e organizá-las, estabelecendo regras, orientações e fluxos. No dia a dia, isso faz total diferença.

10 vantagens da gestão de processos

Pelo pouco que já comentamos até aqui, deu para ter uma ideia de como a gestão de processos é benéfica para a empresa. Separamos alguns pontos que mostram porque cada vez mais empresas procuram implementar essa prática nos negócios.

1. Redução de erros

Quando cada colaborador faz as coisas de um jeito, a chance de que erros aconteçam é grande, por mais competentes que eles sejam. É comum que alguém esqueça uma etapa ou a realize de forma bem diferente dos colegas.

Se pensarmos na área de produção, isso pode ser um grande problema. Imagine como seria a confecção de uma peça de roupa se cada profissional usasse uma medida, um tipo de linha ou uma forma de costurar.

Com a gestão de processos, é possível orientar os colaboradores sobre o que deve ser feito, reduzindo erros de execução, além de tornar o trabalho mais rápido de ser feito.

2. Otimização de tempos e custos

Com o devido direcionamento, os profissionais podem agir de forma mais objetiva, minimizando o tempo de execução das tarefas. Assim, processos que levariam horas ou dias, podem ser executados em minutos ou horas, de forma organizada e adequada.

Outro ponto é que por reduzir erros, os custos também diminuem, pois não há necessidade de refazer o trabalho e é possível identificar gargalos nas ações, que consomem tempo, energia e recursos da empresa.

3. Padronização da execução

Como já comentamos, sem a organização dos processos, cada um pode fazer suas atividades da forma que desejar, mas com uma boa gestão, os processos são padronizados, garantindo a qualidade na execução.

Isso é muito útil em empresas com vários colaboradores, pois todos agirão da mesma forma e facilita o treinamento de novos funcionários, já que o processo orienta o que deve ser feito em cada situação.

Embora a padronização seja muito útil para os negócios, lembre-se de ouvir seus colaboradores e respeitar a forma como cada um trabalha. Isso quer dizer que cada um possui diferentes maneiras de agir, mas elas devem estar alinhadas com o processo definido pela gestão.

4. Possibilidade de otimizar os processos

Quando os processos estão organizados, é mais fácil identificar etapas que podem ser otimizadas, ou seja, que podem ser feitas de outra maneira, para facilitar sua execução.

Isso é facilmente visto quando os processos são automatizados, pois vários indicadores podem ser acompanhados, além de ser possível visualizar exatamente o caminho das atividades.

Essa otimização demanda atenção dos gestores e pode ser incentivada nos colaboradores, para que tragam sugestões de melhoria, ajudando no andamento da empresa como um todo.

Por exemplo, se ao realizar a manutenção de uma máquina existe uma ordem a ser seguida, é possível executar atividades similares de uma única vez, sem que haja troca de áreas ou profissionais envolvidos.

5. Aumento da produtividade

Ao implementar a gestão de processos, a produtividade dos colaboradores aumenta, porque as atividades são otimizadas e todos sabem o que e como devem fazer suas funções.

Isso é especialmente útil para profissionais que entraram recentemente na empresa e para áreas com alto volume de processos para executar. Com a orientação correta, as atividades fluem muito melhor, sem erros e com execução mais rápida.

Ao realizar os processos mais rapidamente, as equipes podem se dedicar a outras atividades importantes e que gerem mais valor para a empresa, além de produzir mais em suas funções diárias.

Por exemplo, os colaboradores da área financeira podem pensar em novas maneiras de executar suas tarefas ou até estudarem para desempenhar novas funções, com a gestão de processos. Na área de logística, os profissionais podem organizar os produtos mais rapidamente e despacharem os pedidos sem erros e com mais agilidade.

6. Retenção de talentos

Uma empresa organizada chama a atenção de bons colaboradores. Ao fazer uma gestão de processos eficiente, esses profissionais podem se desenvolver melhor, além de contribuir mais com o crescimento da companhia.

Com a concorrência acirrada por funcionários competentes, a gestão precisa investir em maneiras de se destacar e manter os colaboradores motivados, de forma que ter processos estruturados pode fazer toda a diferença.

7. Confiança e agilidade para tomada de decisões

Processos organizados e automatizados permitem que os gestores tenham uma visão mais clara da situação de cada atividade, podendo acompanhar também indicadores de performance de cada processo.

Com os dados em mãos, as tomadas de decisão são mais assertivas e confiáveis, evitando que as escolhas sejam baseadas em “achismos”. Tudo isso gera melhores resultados para a empresa, em especial no médio e longo prazo.

8. Mais satisfação do cliente

Juntando várias vantagens que já comentamos, com uma boa gestão de processos, os erros diminuem, o padrão é mantido nas atividades desempenhadas e itens produzidos. Logo, os clientes ficam mais satisfeitos, pois seus produtos e serviços ganham mais qualidade.

Imagine entrar em contato com uma empresa e cada atendente pedir uma informação ou dar alguma orientação diferente? A chance de não resolver nada é grande e ainda passa uma péssima impressão para o público.

9. Visão clara dos negócios

Com os processos bem definidos, é mais fácil entender o real funcionamento da empresa – algo essencial para os gestores. Além disso, uma boa gestão de processos permite identificar rapidamente o desempenho nos negócios.

Assim, se algo não está de acordo com o esperado, novas ações podem ser tomadas para corrigir e melhorar os resultados. Para empresas que desejam crescer e se manter no mercado é muito importante.

10. Mais controle e qualidade

Ao saber exatamente o que acontece na companhia, os gestores passam a ter mais controle sobre os processos, podendo indicar formas de melhorar a execução ou até identificando novas oportunidades de negócio.

Outro ponto a destacar é que esse controle permite monitorar a qualidade de cada processo, o que gera mais valor para a empresa, mais satisfação dos clientes e maior crescimento para os colaboradores.

5 metodologias para gestão de processos

Antes de pensarmos na implementação da gestão de processos na sua empresa, vamos conhecer algumas metodologias que apoiam a execução e organização das atividades no dia a dia.

Muitos métodos já são conhecidos e podem ter outras aplicações no dia a dia da gestão, por isso vale a pena saber mais sobre cada uma delas.

Seis Sigma

Essa metodologia visa a melhoria contínua dos processos, através da eliminação de falhas e variações da execução das atividades. Na prática, algumas etapas são seguidas, identificando problemas, analisando a causa-raiz e propondo formas de resolver as questões:

• Definir;
• Medir;
• Analisar;
• Aperfeiçoar;
• Controlar.

Com base na aplicação deste método, os gestores terão mais clareza para fazer ajustes nos processos, melhorando os resultados obtidos, além de trazer mais clareza e segurança para os colaboradores que os executam todos os dias.

Lean Manufacturing

Também conhecido como Manufatura Enxuta, é um método criado pela Toyota, no Japão, para otimizar os processos entregando o máximo de valor com o mínimo de recursos.

Para que isso aconteça, é preciso ter um grande controle sobre os processos, excluindo o que for supérfluo e empregando esforços para agilizar a entrega do produto final.

Assim como a metodologia anterior, o Lean Manufacturing também apoia a melhoria contínua, pois sempre se está buscando a maneira mais adequada de empregar os recursos disponíveis para potencializar os resultados.

Ciclo PDCA

Esse método é bem conhecido da gestão de grandes empresas, por ser rápido e fácil de aplicar, além de proporcionar a melhoria contínua de processos.

Ao realizar as quatro etapas do ciclo, é possível ter uma visão mais clara do que está sendo feito e em que pontos podem ser implementadas melhorias, através de uma análise cuidadosa dos resultados e indicadores.

O ciclo é dividido em:

• Plan (planejar)
• Do (fazer)
• Check (checar/analisar)
• Act (agir)

Ao final da última etapa, o ciclo inicia novamente, de forma muito natural.

Fluxogramas

Uma metodologia muito comum é o fluxograma, em que as etapas de um processo são organizadas em formas e ligadas umas às outras com setas, conforme a ação a ser executada.

É uma excelente maneira de determinar o que deve ser feito, pois é visual e fácil de ser compreendido. Podemos destacar ainda que o fluxograma facilita o mapeamento dos processos da empresa, já que podem ficar reunidos em um único lugar, de rápido acesso por todos os colaboradores.

BPM – Business Process Management

Talvez este seja um dos modelos mais conhecidos quando falamos de gestão de processos, pois sua utilização envolve várias ferramentas que ajudam a realizar uma análise profunda dos processos da companhia, identificando facilmente onde podem estar gargalos que atrapalham sua execução.

Essa análise passa não só pela forma como as ações são executadas, mas também pelo entendimento do impacto do processo no produto final (que pode ser um produto mesmo, um serviço ou a realização de alguma ação na empresa).

Apesar de cada método ter uma aplicação, os gestores podem contar com mais de uma opção ao mesmo tempo na empresa, melhorando ainda mais os resultados obtidos.

Como implementar uma gestão de processos eficiente?

O primeiro passo é mapear tudo o que é feito na empresa, ou seja, todos os processos. Cada área pode listar suas atividades, para depois ser analisado junto com os demais.

Depois, é preciso entender e registrar a forma (etapas) como tudo é feito e quais profissionais estão envolvidos. Esse é um momento muito importante e deve ser bem detalhado, pois com base nessas informações é que as próximas ações serão realizadas.

De posse de todos os dados necessários, os gestores podem analisar se existem gargalos na execução dos processos e em que pontos melhorias podem ser feitas.

A ajuda dos colaboradores também é interessante, pois são eles que percebem, no dia a dia, se um processo flui bem ou não. 

Ao identificar algo que pode ser corrigido ou melhorado, o ideal é criar um plano de ação para executar o que é necessário o quanto antes.

Por fim, é preciso acompanhar os indicadores e resultados de cada processo, para entender se estão gerando o valor esperado ou se mais ajustes precisam ser feitos. O objetivo da gestão de processos é tornar o dia a dia da empresa mais ágil e eficiente, mas isso só ocorre quando há uma análise constante da sua execução e performance.

Como a Wayv ajuda na gestão de processos

A Wayv atua no mercado há mais de uma década e sabe da importância de ter processos organizados e estruturados nas empresas, em especial contando com a automação de várias atividades.

Com nosso software, você consegue realizar diversos processos com muito mais agilidade e eficiência, além de reduzir erros porque o próprio sistema ajuda a identificar informações faltantes ou incorretas.

Além disso, com a Wayv você integra processos de diferentes áreas, facilitando a comunicação e garantindo a qualidade na execução das ações. Outro ponto bem importante a destacar é que você pode criar fluxos de aprovação e ser notificado quando alguma atividade for executada por um colaborador.

Nossos clientes relatam que o ganho de tempo e de confiança nos processos e dados aumentou consideravelmente com o uso da Wayv – e queremos convidar você para conhecer nossa solução também.

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Invista nos processos do seu negócio

Toda empresa que deseja crescer precisa estruturar seus processos em algum momento, para que haja padronização na execução e que todas as ações fiquem organizadas. Porém não adianta apenas criar processos e deixá-los esquecidos no dia a dia.

Os processos precisam ser revisitados continuamente, além de se acompanhar seus resultados, para entender se algo pode ser melhorado, gerando ainda mais valor para a empresa.

Uma excelente maneira de realizar a gestão de processos é com sua automação, para minimizar erros e perda de recursos, além de dar mais eficiência operacional para os negócios.

Para atender a essa demanda do mercado, a Wayv foi desenvolvida e tem apoiado a gestão de empresas de mais de 20 segmentos em todo o Brasil, tornando o dia a dia mais prático e assertivo.