Sistemas de Workflow eficientes propõem excelente relação custo-benefício para empresas, tendo em vista tudo o que podem realizar.
Não é novidade que os sistemas de fluxo de trabalho costumam ser o braço direito de muitas empresas, pois criam meios para organizar e priorizar tarefas de maneira prática e eficiente.
Quando bem planejados, estruturados e programados, são extremamente ágeis e assertivos, seja para gerenciar, rastrear marcos, tarefas e prazos.
Reconhecidos e cobiçados pela versatilidade, podem ser utilizados por apenas um indivíduo, equipes ou até redes de franquias, por exemplo, independente do número de colaboradores.
Melhor do que comandos verbais, relatórios escritos, pranchetas ou checklists manuais, são as representações visuais que esses sistemas de workflow apresentam. Além de elevar o poder de interpretação do usuário, facilitam acesso a informações e ainda permitem atualização simultânea.
Existem inúmeras vantagens em adotar um sistema de workflow. Confira aqui apenas algumas:
- Mais praticidade na coleta de informações sobre os processos e resultados.
- Redução de falhas humanas, de custos e de desperdícios.
- Definição clara dos responsáveis de cada projeto ou tarefa.
- Otimização do planejamento estratégico e dos processos de decisão.
- Acesso a dados e informações confiáveis em tempo real.
- Os processos se tornam mais simples, ágeis e claros, inclusive visualmente.
- Promoção da cultura organizacional.
- Favorece o trabalho em equipe, permitindo maior colaboração e integração.
- Oferecem excelente relação custo-benefício, tem em vista tudo que o podem realizar.
Como é estruturado um Sistema de Workflow
Para estruturar um Sistema de Workflow eficiente, é necessário, basicamente, desenvolver as seguintes ações:
O primeiro passo é fazer o mapeamento, analisar e listar todas as tarefas e ações envolvidas nos processos internos de sua empresa. Para isso é necessário conhecer exatamente como funcionam.
Aqui vão alguns exemplos: quais as etapas do processo de vendas da sua empresa? Como é feito o pagamento de fornecedores? Como são definidas as rotas de entregas de produtos? Como funcionam as escalas de trabalho?
O segundo passo é estabelecer quem serão os responsáveis pela condução dos fluxos de trabalho e que também irão evitar possíveis desvios e o comprometimento dos objetivos e resultados.
Lembre-se. É de extrema importância destacar que os workflows devem ter início e fim bem definidos. Por exemplo: o atendimento é feito, a venda é realizada, a mercadoria é separada e embalada, são definidos data e horário de saída, notificação de entrega feita e por fim, contato do pós venda.
Despertou seu interesse? Deseja e precisa disparar os resultados da sua empresa? Com um Sistema de Workflow desenvolvido por uma empresa especializada isso é totalmente possível.
