A eficiência operacional é uma necessidade que todas as empresas possuem – embora nem todas saibam disso ou como alcançá-la. Os checklists são uma ótima alternativa para apoiar a performance de todas as áreas de negócio.

As companhias que conseguem implementar fluxos de processos automatizados e eficientes percebem a grande diferença nos resultados. Com simples passos, é possível elevar a eficiência operacional e atingir as metas e objetivos estabelecidos.

Pensando em tudo isso, preparamos este pequeno guia com as principais informações sobre como utilizar os checklists digitais no dia a dia da sua operação.

O que é eficiência operacional

Antes de pensarmos em aplicações, precisamos relembrar o que é eficiência operacional: é a capacidade de uma empresa produzir os melhores produtos e serviços com o mínimo de recursos possíveis.

E quando falamos de recursos, nos referimos a tempo, matéria-prima e trabalho dos colaboradores. A eficiência operacional visa extrair o máximo de resultados, com o mínimo de esforço e custos possíveis.

Esse deve ser um dos objetivos de todas as organizações, pois permite aumentar a produção enquanto se maximiza os lucros, sem afetar a qualidade do que é entregue aos clientes.

Para uma correta aplicação, a eficiência operacional deve ser entendida como um processo contínuo, ou seja, em constante avaliação e ajuste, sempre observando como pode ser otimizada.

Essa análise constante não precisa ser feita apenas pelos gestores, mas os colaboradores também podem contribuir com sua visão e experiência na execução dos processos. Além disso, o mercado e os concorrentes podem ser observados para que as melhores práticas possam ser implementadas no dia a dia.

Existem diversas formas de entender como os processos ocorrem na empresa e otimiza-los para elevar a eficiência operacional, uma das mais fáceis de aplicar e gerar resultados é o checklist.

O que são checklists

Podemos definir checklists como listas com ações que precisam ser realizadas para a conclusão de determinada atividade ou projeto. É um processo de checagem, para garantir que todas as etapas foram efetuadas, garantindo que nada passou em branco.

Apesar de simples de elaborar, os checklists são poderosos para gerar resultados para as empresas, pois orientam os colaboradores sobre o que deve ser feito e evita que atividades importantes sejam esquecidas ou realizadas de forma incorreta.

Por exemplo, ao fazer a manutenção de determinado equipamento, alguns pontos devem ser observados e, para garantir sua eficiência e segurança, todos precisam ser devidamente realizados.

Assim, podemos definir a importância dos checklists na gestão em três grandes funções:

• garantir a execução de todas as atividades e etapas necessárias para processos e projetos na empresa, reduzindo erros e riscos;
• trazer padronização para as atividades realizadas, de forma a manter a qualidade, independente de quem a executar;
• acompanhar o progresso de cada atividade, pois ao realizar cada etapa, esta é sinalizada como feita.

Por sua simplicidade, qualquer área da empresa pode aplicar os checklists no seu dia a dia, facilitando também a integração entre os setores, o que ajuda a aumentar a eficiência operacional dos negócios.

Benefícios de checklists

Os checklists podem ser aplicados de forma manual (com papel e caneta) e trazem vários benefícios que vamos comentar a seguir. Porém, cada vez é mais comum o uso de checklists automatizados, que potencializam os resultados e vantagens deste método.

Só para citar alguns benefícios dos checklists, podemos comentar sobre:

• Redução de erros: com a devida orientação sobre o que deve ser feito em cada atividade, os erros diminuem, já que todos sabem o que precisa ser executado, além de evitar que algum requisito seja esquecido.
• Aumento da produtividade: os checklists já mostram as etapas a serem realizadas, reduzindo o tempo de pensar em cada processo – o que aumenta sua produtividade, pois suas ações são direcionadas para o que é necessário.
• Facilidade de comunicação: como os checklists sinalizam as atividades feitas (ou a fazer), todos os membros do time sabem exatamente o progresso das ações e o que acontece em cada fase dos projetos.
• Padronização e mais qualidade nos processos: os checklists evitam que cada colaborador execute os processos de uma forma, o que prejudica a padronização e, consequentemente, a qualidades das entregas (já que é normal que cada um faça as coisas como acha melhor e essa percepção varia de pessoa para pessoa).
• Facilidade de implementação e treinamento: essas ferramentas são muito simples de aplicar na empresa, pois basta listar todas as etapas necessárias para um processo e repassar a forma esperada de execução das atividades. O treinamento também é simples, pois depende da orientação passada para os times.
• Tranquilidade para delegar atividades: os checklists facilitam para que os gestores saibam o que os colaboradores devem fazer e quais os resultados devem retornar, por isso é mais fácil delegar processos.
• Redução de custos e retrabalho: com as orientações das etapas necessárias, há menos erros e retrabalho nos processos, facilitando a execução das atividades com mais qualidade e rapidez. Além disso, os custos diminuem, pois os processos são otimizados para serem realizados usando o mínimo de esforço e recursos, sem perder a eficiência.

Aplicações para checklists

Já deu para perceber que é muito vantajoso conta com os checklists na sua empresa, mas em que situações eles podem ser aplicados? 

Separamos uma pequena lista, mas você pode pensar em outras diversas possibilidades, de acordo com sua necessidade e característica do negócio.

Segurança do Trabalho

Diversos segmentos possuem orientações e normas que devem ser seguidas, para manter a segurança de todos os envolvidos (colaboradores e clientes). Os checklists dão o apoio ideal para garantir que nenhuma etapa seja deixada de lado e coloque as pessoas em risco.

Com essa ferramenta, você pode acompanhar a aplicação das normas, avaliar a execução das atividades, o uso de equipamentos e as condições de trabalho.

Inspeção

Garanta a qualidade e padrão de ambientes, processos, equipamentos e veículos com um checklist que contemple todos os pontos necessários para manter tudo funcionando corretamente.

Assim, você tem a certeza de que tudo está ocorrendo de acordo com o previsto e pode identificar facilmente se algo está fora do padrão ou esperado – antes que algum problema ocorra.

Manutenção

De tempos em tempos, máquinas, veículos e equipamentos demandam manutenção para que seu funcionamento continue a ocorrer com qualidade e segurança. Esse ponto é fundamental para evitar acidentes e riscos que poderiam ser evitados.

Os checklists garantem que nenhum ponto seja deixado de lado, além de indicar a frequência que as manutenções devem ocorrer.

Projeto

Para facilitar a execução de um projeto, crie uma checklist com todas as etapas, prazos e responsáveis. Desta forma, você pode acompanhar o progresso das atividades e monitorar a qualidade da execução de cada uma.

Por exemplo, a implantação de uma nova ferramenta ou o onboarding de um novo cliente podem ser monitorados com checklists.

Processo

Por outro lado, se você possui atividades recorrentes, pode controlar sua realização através de checklists, garantindo que todas as etapas sejam cumpridas no tempo esperado e com a padronização devida. 

Algumas aplicações de checklists em processos são contratação de colaboradores (processo seletivo), solicitação de reembolso de recursos (como em casos de viagens) e até contas a pagar e receber.

Auditoria

A auditoria é a análise de processos, produtos e serviços, para assegurar a qualidade e conformidade de acordo com a legislação, por exemplo. Diversos setores passam por auditorias e o checklist é uma maneira de acompanhar se tudo está de acordo com o previsto.

A área financeira utiliza muito esse recurso, avaliando de perto se os números apresentados estão de acordo com a realidade. O checklist pode facilitar a análise dos dados, inclusive evitando surpresas caso a empresa seja auditada por órgãos externos.

Gestão de frota

Empresas que trabalham com frotas precisam acompanhar muitos processos, de rotas a manutenção, passando pela segurança dos motoristas e da carga. Ao utilizar um checklist nesta área, é possível garantir a qualidade e padrão de todos os processos.

Logística

Os negócios que demandam movimentação de produtos, como indústrias e e-commerces possuem vários processos a realizar.

Os checklists ajudam a manter o padrão, além de relembrar todas as etapas a serem feitas, para que o consumidor fique satisfeito com a qualidade do serviço.

Como as checklists aumentam a eficiência operacional

Depois de tudo o que já comentamos aqui, podemos afirmar que os checklists apoiam a gestão ao trazer clareza sobre o que deve ser feito e como fazê-lo.

Com as atividades mapeadas, os gestores podem observar pontos de otimização e melhoria, para que os processos sejam cada vez mais eficientes e assertivos.

A otimização permite que os recursos sejam melhor empregados, reduzindo custos, o que aumenta a lucratividade dos negócios.

Além disso, os colaboradores ganham tempo ao executar suas atividades, pois têm o devido direcionamento do que devem fazer. Assim, dedicam menos tempo à parte operacional, têm menos erros e podem contribuir com mais ideias e estratégias.

Por fim, os checklists melhoram a comunicação, reduzindo conflitos e dificuldades de entendimento entre as áreas, pois é fácil acompanhar o progresso das atividades. Com maior alinhamento entre os times, os gestores podem focar nos pontos que mais geram resultados.

Implementando checklists na empresa: conte com a Wayv

Apesar de ser possível aplicar os checklists de forma manual, com papel e caneta, esse processo possui alguns problemas, como demanda de espaço para armazenar os documentos, risco de etapas serem puladas e perda dos papéis.

Para resolver essa questão, a Wayv possui checklists digitais, que se integram ao fluxo de processos da empresa, trazendo mais segurança e integração entre as áreas.

Com a Wayv, é possível preencher as listas mesmo off-line e os dados são atualizados automaticamente com acesso à internet. Outro ponto importante é que as informações são rapidamente acessadas, sempre atualizadas, de qualquer local, facilitando o acompanhamento pelos gestores.

Para aumentar a eficiência operacional, integre processos de áreas diferentes, coloque regras para os preenchimentos e envie automaticamente os checklists que demandam aprovação para os responsáveis.

Nossa solução permite a otimização de até 20% das horas trabalhadas e não se restringe ao uso de checklists, pois conta com planos de ação, indicadores e relatórios que mostram a real situação da empresa de forma atualizada.

Melhore os resultados do seu negócio

Conte com a Wayv para apoiar a eficiência operacional da sua empresa com checklists que trazem mais clareza e confiança para gestores e colaboradores.

Esse recurso é facilmente aplicado em qualquer segmento de mercado e traz resultados consideráveis, tendo um ótimo custo-benefício.

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