O ciclo PDCA pode ser aplicado em empresas de diversos segmentos e para as mais variadas situações, por sua abrangência de atuação. Seu uso geralmente está relacionado à melhoria contínua, já que as etapas do método favorecem essa mentalidade.

Assim, além de resolver problemas pontuais, o ciclo PDCA permite que a empresa esteja sempre em busca de incrementos e melhores formas de atuação. Para entender melhor sobre a metodologia e como ela pode contribuir com sua empresa, acompanhe até o final.

O que é o ciclo PDCA

O ciclo PDCA é um método com quatro etapas e visa a resolução de problemas e a melhoria contínua, através de testes e monitoramento de resultados. Também pode ser conhecido como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart.

O foco deste ciclo está nas causas dos problemas, não nas consequências. É importante ressaltar isso, para que a aplicação seja feita corretamente e melhores resultados sejam alcançados.

Por ser um ciclo, o PDCA não tem fim, mas as etapas são feitas em sequência, para que o processo seja aprimorado constantemente. Este método parte do pressuposto de que um planejamento não é imutável e pode ser otimizado e melhorado com o tempo.

Mas, para que isso aconteça, é preciso agir sobre as ações realizadas, bem como observar como tudo é feito e quais os objetivos devem ser atingidos. Desta forma, é possível trabalhar na otimização dos processos efetivamente e ter os resultados esperados.

Como surgiu o método?

O ciclo PDCA já é centenário, pois sua origem remonta à década de 1920, quando o engenheiro Walter A. Shewhart criou sua primeira versão, para controle de qualidade e detecção de defeitos.

Apesar da eficiência do Controle Estatístico de Processos (CEP – esse era o primeiro nome do método), ele não teve grande destaque inicialmente e apenas na década de 1950 é que ganhou notoriedade novamente.

Neste período, o professor William Edwards Deming, considerado o pai do controle de qualidade nos processos produtivos, contribuiu para a difusão do método em larga escala. 

O método passou ainda por outras contribuições até chegar ao que conhecemos hoje e aqui podemos destacar a influência que John Dewey teve no processo ao introduzir 5 passos para a solução de problemas:

1. Perceber a dificuldade
2. Identificar (ou localizar) o problema
3. Definir o problema
4. Sugerir possíveis soluções e aplicá-las
5. Observar as soluções executadas e registrar os resultados

Com base nessas etapas, o ciclo foi moldado até o formato atual. Inicialmente, sua aplicação era mais restrita à área de qualidade, mas logo foi possível identificar que poderia ser utilizado em diversas situações e setores.

Por que usar o ciclo PDCA?

Já comentamos sobre a questão da melhoria contínua, essa talvez seja a principal vantagem buscada por quem aplica o ciclo PDCA, já que incentiva a análise de todas as ações realizadas, para identificar e resolver problemas e otimizações.

Mas podemos comentar ainda sobre outras várias vantagens para seu negócio:

Solução mais ágil e eficaz de problemas

Por seu formato cíclico, o PDCA conta com etapas bem definidas e que podem gerar resultados em pouco tempo, pois há um controle sobre o que é feito e as respostas obtidas.

Isso é muito importante para resolver problemas, que, muitas vezes, precisam ser resolvidos logo, para minimizar os impactos para a companhia. 

Além disso, o método é eficaz porque busca identificar a causa das situações para saná-las e não haver recorrência dos problemas. A agilidade e eficiência são essenciais para as empresas terem reações coerentes e decisivas quando precisam agir de alguma forma.

Mais eficiência nas atividades

O ciclo PDCA traz clareza sobre a causa do problema (como já comentamos) e ajuda a identificar o que deve ser feito para resolver a situação. Com isso, os colaboradores trabalham de forma mais assertiva, dedicando seus esforços no que gera mais resultado.

Outro ponto, é que o método ajuda na otimização das atividades realizadas, apontando onde pode haver algum desperdício ou uma melhor maneira de executar as ações. No final, a empresa economiza tempo e recursos na sua gestão, potencializando seus resultados.

Maior engajamento dos colaboradores

Pelo funcionamento do PDCA, os profissionais podem se envolver tanto na identificação dos problemas quanto na execução das atividades e análise dos resultados, para início do novo ciclo.

Isso gera mais engajamento nos times, que se sentem motivados por fazerem parte dos processos e podem contribuir de forma mais efetiva para o crescimento da empresa, além de permitir que eles se desenvolvam mais ao resolver problemas e achar melhores soluções.

Maior assertividade para tomada de decisão

Um fator muito importante no ciclo PDCA é que dados devem ser mensurados ao longo do processo, para entender sua eficiência. Assim, para tomar uma decisão, os gestores não precisam agir com base em achismos, mas podem contar com informações precisas.

Quanto melhor for a medição dos dados, mais fácil será para os gestores terem acesso a eles e usarem essas informações para escolherem o melhor caminho a seguir. 

Isso traz outro ponto essencial: onde o ciclo PDCA será feito e como serão monitoradas as ações, já que é a partir disso que as decisões poderão ser tomadas com mais segurança. Uma ferramenta de fácil uso, com dados atualizados em tempo real e que traga clareza para as etapas realizadas é o cenário ideal.

Processos mais organizados

Depois de tudo o que já vimos até aqui, dá para imaginar que os processos da empresa ficam mais organizados com o PDCA, pois são constantemente avaliados e otimizados, facilitando sua execução no dia a dia.

As empresas que investem na sua gestão de processos só têm a ganhar, pois passam a ter mais clareza sobre o quê e como as coisas são feitas, facilitando o envolvimento dos colaboradores e o aumento na qualidade das entregas.

Quais são as etapas da metodologia?

Agora é a hora de realmente entender o que forma o ciclo PDCA e a importância de cada etapa. Primeiro, vale reforçar que esta é uma sigla em inglês e significa Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar ou conferir) e Act (agir). Dito isso, vamos analisar em detalhes cada uma.

Plan (planejar)

A primeira etapa envolve o planejamento do que será feito no ciclo, com a definição do problema a ser resolvido, quais objetivos serão alcançados e como isso será realizado.

Quanto mais detalhada for essa parte, mais fácil será para aplicar as etapas seguintes. Mas é preciso cuidado para não cair no erro de planejar demais e agir de menos, já que isso não trará os resultados esperados pela empresa.

Assim, a melhor maneira de realizar esta etapa é com a implementação de um plano de ação bem claro, cujo objetivo é resolver o problema identificado. 

Para isso, é preciso trabalhar com os responsáveis por cada atividade e prazos para sua execução, além de listar que dados serão medidos e como isso ocorrerá.

Do (fazer)

Agora é hora de colocar a mão na massa e executar o que foi definido na etapa anterior. É importante que a equipe esteja treinada sobre as atividades a realizar e que os dados sejam mensurados corretamente.

Para que o ciclo seja eficiente, essa fase precisa que as ações sejam executadas à risca conforme o planejado, o que demanda acompanhamento de perto por parte dos gestores, para evitar desvios.

Esta etapa é fundamental, pois é o momento de realizar o que é necessário para resolver os problemas ou melhorar os processos, além de entender se o planejamento faz sentido com a realidade da empresa e da situação.

Tudo deve ser anotado e medido durante a execução, para que a próxima fase seja eficiente também.

Check (checar)

Esse momento é crucial para o atingimento dos objetivos, pois analisa o que foi feito, se está dentro do planejado e quais foram os resultados alcançados. É aqui que ajustes são realizados, para que as metas sejam atingidas, conforme foram estabelecidas.

Apenas com a medição de indicadores e dados é que o processo poderá ser melhorado, entendendo como foi sua performance e em que partes pode ser realizado de maneira mais eficiente e otimizada.

Em resumo, aqui três coisas precisam ser feitas e avaliadas:

• Análise dos dados previstos com os realizados
• Consideração da metodologia utilizada
• Identificação de falhas e gaps na execução

Com essas informações em mãos, é hora de listar as oportunidades de melhoria e como implementá-las.

Act (agir)

Na última fase do ciclo, podemos nos deparar com duas situações: primeiro, tudo deu certo no planejamento e execução, sem falhas identificadas no processo. Isso é ótimo e agora é o momento de padronizar o que foi feito até aqui, para que os bons resultados se repitam.

Por outro lado, se na etapa anterior foram observados gaps na execução, é hora de corrigir as falhas e ajustar o planejamento para que os erros não aconteçam novamente. O ciclo é feito novamente para essa situação, até que não haja mais erros.

Com tudo isso feito, é hora de avaliar qual será o próximo processo a ser validado com o PDCA, afinal, por ser um ciclo, sua execução não acaba, mas está sempre em busca de um ponto que pode ser corrigido ou melhorado.

Como aplicar o ciclo PDCA na sua empresa? 

O ciclo PDCA pode ser implementado em empresas de qualquer segmento e todas as áreas se beneficiam de seu uso também, portanto depende da gestão escolher este método para os negócios, se avaliar que faz sentido para a resolução de problemas.

Embora a aplicação do PDCA seja simples, os gestores precisam ter total clareza de como os processos funcionam, antes de pensar na sua otimização. Então, se você ainda não tem isso definido na sua empresa, invista nesta etapa com prioridade.

Caso você já tenha mapeado os processos e identifique algum problema ou situação que pode ser otimizada, comece a utilizar o PDCA. O primeiro passo é saber qual condição será trabalhada, entendendo da melhor forma qual é a causa daquela situação.

Depois, entenda qual é o resultado ideal e trace o caminho para chegar lá. Até aqui, estamos na fase de planejamento.

Por exemplo, você identificou que o setor de logística está atrasando o envio de mercadorias para os clientes. Ao investigar as causas, entendeu que o estoque não está bem organizado e os colaboradores não seguem um padrão no processo de envio.

Portanto, essa será a causa trabalhada no PDCA e o objetivo será reduzir o tempo de envio de 24 horas para 6 horas após a emissão do pedido. 

Isso acontecerá com a definição das atividades que devem ser feitas pelos profissionais, com o uso de um checklist e com uma nova organização do estoque, separando os produtos por categorias e priorizando as que têm maior saída em locais de fácil acesso.

Na etapa de ação, você implementa o uso de checklists e orienta os colaboradores sobre o novo processo, reforçando a importância de seguir todas as etapas ali descritas, para tornar o trabalho deles mais rápido e sem erros.

Além disso, analisa quais itens possuem maior saída e faz o remanejamento dos produtos para que sejam facilmente acessados na hora de enviar para os clientes. Tudo isso é feito e acompanhado pelos gestores da área durante certo tempo.

Após um mês, por exemplo, você avalia os relatórios sobre o tempo de envio dos produtos e pede que os gestores relatem como está o dia a dia na área de logística. Percebe que o tempo de expedição foi reduzido de 24 para 12 horas e que a nova disposição do estoque ajudou muito os colaboradores.

Porém, os checklists foram implementados de forma manual, causando demora para preenchimento, além de dificultar a sinalização de que tudo estava pronto para o próximo trabalhador envolvido no processo.

Assim, você reinicia o ciclo e continua com a meta de envio dos itens em 6 horas após o pedido, mas agora foca em digitalizar os checklists, para garantir que nenhuma etapa fique sem ser realizada e o próximo colaborador seja avisado automaticamente que sua atividade pode iniciar.

Depois de avaliar mais uma vez os relatórios, você percebe que chegou na meta esperada e até superou! Com isso, estabelece este como o processo padrão e monitora os resultados para garantir que os números estejam dentro do esperado com o passar do tempo.

Requisitos para implementar o PDCA

Para garantir que o PDCA traga melhores resultados para sua empresa, certifique-se de que seu negócio possua alguns requisitos:

• Invista na liderança: incentive os líderes a buscarem maneiras de otimizar os processos e resolver problemas de forma criativa, mas eficiente. Além disso, treine os gestores sobre a aplicação do método, para que eles também consigam orientar os colaboradores e estimule a troca de ideias para acharem novas soluções.
• Tenha uma equipe qualificada: garanta que seus times possuem os conhecimentos necessários para realizar as tarefas e relembre-os da importância de otimizar os processos, reforçando que isso ajuda no trabalho deles, tornando-o mais fácil e ágil.
• Garanta a execução do planejamento: sem a ação, o planejamento não vale muito, pois não trará resultados. Certifique-se que após definir o problema, as metas e a forma de agir, as atividades sairão do papel e não fique muito tempo apenas planejando.
• Acompanhe os resultados de perto: para saber se o PDCA deu certo, é preciso ter indicadores e metas definidos, para medir o desenvolvimento do ciclo. Liste quais são os mais relevantes para o projeto, monitore seu progresso e registre tudo, para facilitar a análise e tomada de decisão posteriormente.
• Invista nas tecnologias necessárias: muitas vezes, será necessário contar com uma nova tecnologia ou maneira de executar as atividades. Entenda a real necessidade e procure implementar os softwares que otimizam o trabalho, além de automatizar processos, reduzindo erros.

Para saber mais sobre os benefícios da automação de processos, confira este artigo especial aqui no blog.

Maiores erros ao aplicar o ciclo PDCA

Como você viu até aqui, o ciclo PDCA possui diversas vantagens para a empresa e não é difícil de ser implementado. Apesar disso, várias companhias acabam errando em alguns pontos durante sua utilização:

• Não capacitar a equipe: se seu time não souber o que precisa ser feito e como isso deve ocorrer, o planejamento pode ser perfeito, mas a execução não irá corresponder às expectativas. Por isso, treine seus colaboradores e garanta que todos saibam seu papel no processo.
• Montar um planejamento falho: a base do PDCA é a identificação de um problema ou situação a otimizar, se essa etapa não for bem realizada, se as ações definidas não levarem ao resultado esperado, a próxima fase deixará (e muito) a desejar. Invista tempo no planejamento para ter certeza de ter pensado em todas as possibilidades.
• Não aplicar corretamente o que foi planejado: por outro lado, o planejamento pode ter sido excelente, se não houver sua execução, os resultados não serão atingidos da mesma forma. Acompanhe de perto as atividades realizadas e anote tudo o que for pertinente à sua realização.
• Não monitorar os indicadores necessários: para saber se o PDCA está funcionando ou não, é preciso ter parâmetros e eles devem ser acompanhados desde o início, pois com esses dados é que decisões serão tomadas sobre os próximos passos.
• Não manter a constância na aplicação do PDCA: por ser um ciclo, é importante que após a finalização da quarta etapa, um novo planejamento se inicie. Assim, cada vez mais os problemas serão resolvidos rapidamente e novos processos serão otimizados, trazendo mais clareza e agilidade para a empresa.
• Não contar com a tecnologia: tentar fazer todos os processos manualmente pode atrasar o dia a dia da empresa, além de aumentar a chance de erros e falhas de execução. Por isso, não deixe de investir em tecnologia, que trará ainda mais benefícios para sua gestão empresarial.

Como a Wayv pode apoiar a aplicação do ciclo PDCA

A Wayv desenvolveu um software que torna a gestão de processos mais ágil e eficiente através de sua automação. Com nossa solução, você pode aplicar o ciclo PDCA nas fases de Ação e Checagem, através de checklists digitais e fluxos de processos.

Ao tornar essas atividades automatizadas, você torna o trabalho dos colaboradores mais produtivo e eficaz, reduzindo o tempo de execução, bem como as falhas na realização das ações.

É claro que o sistema da Wayv não ajuda apenas com o PDCA, mas toda sua empresa se beneficia com a automação de processos, levando sua gestão a um novo patamar, com mais mais economia e controle sobre os negócios.

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Invista na melhoria contínua na sua empresa

Para crescer e se manter relevante no mercado, uma empresa precisa estar constantemente se atualizando e melhorando seus produtos, serviços e processos. O ciclo PDCA é uma ótima alternativa para apoiar esse movimento no seu negócio.

Com quatro etapas de fácil execução, você e seus gestores podem identificar e resolver problemas rapidamente, além de otimizar processos em todas as áreas da companhia. E, para facilitar essa execução, conte com a tecnologia para agilizar as atividades e reduzir custos e erros.