Para que as empresas ganhem escala em suas operações, é preciso estabelecer processos claros e que sejam aplicados facilmente no cotidiano. A automação de processos se torna uma alternativa para apoiar essa execução e deve ser levada em conta pelos gestores.

Afinal, se algo leva muito tempo para ser feito e demanda muito esforço, pode ser deixado de lado ou não executado como deveria, prejudicando o resultado da companhia no médio e longo prazo.

Se você percebe que precisa automatizar processos empresariais, para ter mais agilidade, ganhar escala e reduzir custos, acompanhe esse guia especial para entender 7 processos que você deve contar com a tecnologia para te apoiar a partir deste ano.

A importância de ter bons processos

Processos bem definidos são a espinha dorsal de qualquer empresa. Eles estabelecem a forma como o trabalho é realizado, garantindo consistência, qualidade e previsibilidade. Isso se aplica a todos os setores de negócio, trazendo mais organização e agilidade no dia a dia.

Além disso, processos bem estruturados facilitam a identificação de áreas de melhoria e ajudam a empresa a se adaptar rapidamente a mudanças no ambiente de negócios, algo que acontece com cada vez mais frequência no mundo atual.

No fim, toda empresa possui processos, mas nem sempre isso está documentado ou organizado e esse pode ser um grande problema, em especial quando falamos de companhias com muitos colaboradores ou em fase de expansão.

É difícil ter bons resultados quando cada um age do jeito que acha melhor, pois não existe uma maneira de garantir a qualidade de cada atividade, além de ser um terreno fértil para erros e problemas de execução.

Como sempre comentamos, uma boa gestão de processos permite a melhora da eficiência operacional, além de trazer mais clareza para os gestores entenderem a real situação da empresa.

Vantagens em automatizar processos

Após a implementação dos processos, é hora de otimizar sua execução, para que as atividades gerem melhores resultados para a companhia. 

Em muitos casos, mesmo com processos definidos, não há fluidez nas ações, pois são repetitivas, morosas e demandam muito tempo e atenção dos colaboradores. Esse também pode ser um entrave para o crescimento da empresa e deve ser levado em consideração.

Neste sentido, a automação de processos é a melhor alternativa, pois elimina uma série de atividades manuais, liberando os colaboradores para o que realmente demanda sua atenção, como projetos com maior valor agregado e mais estratégicos.

Além disso, a automação de processos oferece uma série de vantagens para as empresas, como o aumento da eficiência das atividades, reduzindo o tempo e esforço da execução das ações. 

Podemos destacar ainda que a automação reduz erros e inconsistências, melhorando a qualidade e a precisão das operações, pois passa-se a ter um padrão na execução das atividades, permitindo que todos façam tudo da mesma forma. 

Por fim, processos automatizados permitem uma análise mais detalhada e em tempo real das ações, fornecendo insights valiosos para a tomada de decisões. Para isso, é preciso ter ferramentas que atendam às demandas da empresa, como vamos falar logo mais.

7 processos a serem automatizados

Cada empresa possui diversos processos em todas as áreas, mas alguns podem ser priorizados, tanto por serem mais fáceis de automatizar quanto por gerarem melhores resultados já no curto prazo.

O que traremos agora é uma sugestão de processos que podem ser automatizados, mas você deve avaliar a necessidade da sua gestão nesse momento e quais fluxos fazem sentido na sua realidade.

1. Gestão de documentos e dados

A geração de documentos e dados varia de empresa para empresa, mas toda companhia produz este tipo de informação. Em muitos casos, os documentos são impressos e armazenados em arquivos que ocupam muito espaço, além de dificultar a localização de determinada informação em pouco tempo.

Outra dificuldade da gestão de documentos manual é que erros podem acontecer e passar despercebidos, pois o volume de dados é muito grande, mas seu impacto pode ser profundo para a companhia.

Por isso, vale a pena automatizar o armazenamento, organização e recuperação de documentos para economizar tempo e reduzir erros e custos, além de liberar espaço e facilitar seu manuseio. 

Ferramentas que podem apoiar esse processo envolvem sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos (GED) que podem classificar, indexar e arquivar automaticamente documentos, facilitando o acesso e a colaboração entre os membros da equipe.

Outra solução é contar com checklists digitais, que indicam as atividades a serem realizadas e ficam armazenados em softwares próprios para a gestão de processos, centralizando todas as informações.

Esse é um ponto positivo para os gestores que precisam buscar informações sobre certo processo e podem acompanhar seu desempenho e monitorar indicadores importantes para a gestão.

2. Gestão de relacionamento com o cliente (CRM)

Imagine perder oportunidades ou oferecer uma experiência negativa para seu cliente por não ter suas informações centralizadas? É um erro comum nas empresas, mas que pode ser facilmente corrigido com a automação deste processo.

Assim, quando o cliente entrar em contato com sua companhia, seus colaboradores saberão todos os dados necessários, bem como conversas anteriores que ele teve com seu negócio e ficará mais fácil resolver a situação.

Por outro lado, na hora da venda, a automação da gestão de clientes evita que uma oportunidade seja trabalhada inicialmente e depois esquecida porque não houve um acompanhamento próximo e eficiente do processo.

Neste caso, você pode programar atividades de follow-up para entender o momento do lead e avaliar se é hora de avançar nas negociações ou investir em outra oportunidade.

De qualquer modo, automatizar processos relacionados ao atendimento ao cliente, como registro de interações, acompanhamento de leads e gerenciamento de tickets de suporte, pode melhorar significativamente a experiência do cliente e aumentar a satisfação.

O software adequado para isso é o CRM, que centraliza as funcionalidades necessárias para acompanhar a situação de todos os clientes, independente do seu momento e relação com a empresa – existem opções simples, gratuitas e robustas no mercado, vale procurar e ver o que melhor se encaixa na sua necessidade.

3. Gestão de Recursos Humanos

A automação de processos de RH, como recrutamento, integração de funcionários, avaliação de desempenho e gerenciamento de folha de pagamento, pode simplificar operações, reduzir erros e melhorar a conformidade com as regulamentações trabalhistas.

Além disso, com essa área automatizada, é possível coletar e analisar mais dados, entendendo mais sobre a cultura da empresa e o que precisa ser melhorado em cada setor, quando se trata de desenvolvimento dos colaboradores.

Existem diversas plataformas que realizam essas atividades, mas os checklists também são grandes aliados, como ao desenvolver o onboarding, sessões de feedback e até fechamento da folha de pagamento.

Só com essas automações, já é possível tornar seu RH muito mais ágil e estratégico, orientando os passos necessários para o crescimento pessoal dos profissionais, das lideranças e de todas as equipes.

4. Gestão de fluxo de trabalho

Automatizar fluxos de trabalho pode agilizar a execução de tarefas, melhorar a colaboração entre equipes e garantir que os processos sejam executados de maneira consistente e eficiente.

Muitas vezes, em um processo, mais de um colaborador está envolvido e até mesmo mais de uma área faz parte das atividades. Por isso, automatizar a “passagem de bastão” em cada etapa facilita a comunicação e reduz erros na execução das ações.

Além disso, processos automatizados garantem a padronização das atividades, evitando que cada um trabalhe como deseje, dando diferença no resultado das ações. Imagine se cada colaborador separasse e embalasse um pedido: a chance de ter erros até o recebimento pelo cliente é bem grande.

Por isso, quanto mais automatizado e conexo for o fluxo de trabalho, melhor serão as respostas tanto dos colaboradores quanto a satisfação dos clientes.

Nesse caso, o ideal é utilizar um software adequado para a gestão do fluxo de processos, que já conta com as funcionalidades necessárias para tornar a execução das atividades mais ágeis, eficientes e seguras.

5. Gestão de inventário e logística

Investir na automação de processos relacionados ao gerenciamento de estoque, pedidos e entregas pode reduzir custos, minimizar erros de inventário e otimizar a cadeia de suprimentos.

Sem um processo automatizado, ficará muito difícil para a empresa escalar suas operações, já que todo o processo demorará muito e será necessário uma equipe enorme para dar conta das atividades. Isso já limita a lucratividade da empresa e pode atrapalhar todos os resultados.

É importante que os gestores foquem na gestão de estoques, garantindo sua organização e abastecimento constante. Neste sentido, a automação pode facilitar a visualização dos produtos com maior saída, ajudando na economia ao comprar apenas as peças necessárias para não deixar itens parados no estoque.

Outras etapas, como recebimento de produtos, separação após a venda e envio para o cliente também se beneficiam da automação, com mais agilidade para sua execução e garantia de qualidade.

Podemos citar ainda que a gestão de frotas também ganha muito com o uso da tecnologia, de modo a garantir a manutenção constante, trazendo mais segurança e eficiência para todos os envolvidos no transporte dos produtos.

6. Análise de Dados e Relatórios

Ainda, é possível automatizar a coleta, análise e geração de relatórios de dados, que pode fornecer insights interessantes para a gestão em tempo real, permitindo uma tomada de decisão mais informada e estratégica.

Para isso, os gestores precisam identificar os principais indicadores de desempenho da empresa e definir como será realizada a coleta desses dados. Neste momento, é importante a atualização automática e em tempo real das informações.

Para a análise ser precisa e efetiva, os gestores precisam ter confiança nos dados e rápido acesso às informações, de modo a tomar as decisões no momento necessário com mais assertividade.

Ao automatizar a coleta de dados, evita-se que erros de lançamento aconteçam, além de diminuir a chance de informações desatualizadas. Após a análise, é interessante que o sistema utilizado realize a geração de relatórios, para formalização dos dados e envio para as partes interessadas.

A melhor ferramenta para esse processo é justamente um software de gestão de processos, já que reúne as principais atividades desempenhadas pela empresa e permite a análise de indicadores e performance em cada processo.

Além disso, este tipo de sistema reúne as funcionalidades necessárias para tornar os processos mais ágeis e eficientes, interligando as áreas da empresa para um melhor funcionamento das operações.

7. Gestão Financeira e Contabilidade

Por fim, a automação de processos financeiros, como faturamento, conciliação bancária e relatórios contábeis, pode aumentar a precisão, reduzir o tempo necessário para fechamento de balanços e melhorar a conformidade com as normas contábeis.

A parte financeira não pode ser negligenciada pelos gestores, pois sem o devido cuidado, a empresa pode enfrentar diversos problemas que chegam até à falência da instituição.

Sabendo da sua importância, os processos desta área devem ser automatizados para evitar erros de lançamento de informações manualmente. Um número errado pode levar a análises incorretas ou gerar problemas de pagamento com funcionários e fornecedores.

Assim, investir na automação da gestão financeira e contábil ajuda os gestores a terem mais controle sobre os recursos da companhia, evita que prazos sejam perdidos, além de dar uma visão mais clara sobre a real situação econômica da empresa.

Desta forma, ações podem ser tomadas com mais agilidade para reverter quaisquer problemas, renegociações podem ser realizadas e oportunidades que surgirem podem ser aproveitadas, impulsionando o crescimento dos negócios.

Neste sentido, existem alguns softwares que permitem deixar as planilhas e controles manuais de lado e realizar todo o gerenciamento financeiro de forma automatizada.

Como realizar a automação dos processos

Apesar da lista extensa, trouxemos apenas algumas sugestões de processos que você pode automatizar na sua empresa. O ideal é que você analise a realidade do seu negócio para entender o que é prioridade e o que faz sentido na sua realidade.

Ao investir na automação de processos, é preciso lembrar que, em um mundo cada vez mais competitivo e dinâmico, a eficiência operacional é essencial para o sucesso de qualquer negócio. 

A maneira como as empresas gerenciam seus processos pode determinar sua capacidade de inovar, atender às demandas do mercado e garantir a satisfação do cliente. Para investir na automação de processos, vale a pena seguir esse passo a passo:

1. Identificar processos adequados para automação: a primeira etapa é reconhecer os processos em sua organização que são repetitivos, baseados em regras e consomem tempo. Esses são os candidatos ideais para automação. Mapeie todos, considerando as diversas áreas da empresa.
2. Desenhar o fluxo de trabalho: antes de implementar a automação, é essencial listar o fluxo de trabalho existente e identificar onde a automação pode ser integrada de forma eficaz. Isso ajudará na aplicação da tecnologia e orientará o que deve ser feito em cada situação.
3. Avaliar soluções de automação: o mercado oferece diversas opções para automatizar processos, desde softwares de automação de fluxo de trabalho até ferramentas de RPA (Automação de Processos Robóticos). Avalie as opções disponíveis e escolha aquela que melhor atenda às necessidades específicas de sua organização. Nem tudo precisa ser usado, pelo menos não neste primeiro momento.
4. Realizar a implementação e testar: com o plano pronto, é hora de implementar a automação e realizar testes extensivos para garantir que tudo funcione conforme o esperado. Invista em treinamento das equipes e monitore o desempenho dos processos após o uso da tecnologia.
5. Realizar o monitoramento e otimização contínuos: a automação de processos não é um projeto estático; é um esforço contínuo de melhoria. Portanto, monitore regularmente o desempenho dos processos automatizados, identifique áreas para otimização e faça ajustes conforme necessário para garantir que a automação continue a fornecer valor. O ciclo PDCA pode ser muito útil neste momento.

Ao buscar alternativas no mercado, considere softwares específicos para a gestão de processos, como a Wayv. Nossa solução possui funcionalidades que facilitam o dia a dia de gestores e colaboradores.

Além da automação de processos, com a Wayv você possui checklists personalizáveis, que permitem o acompanhamento de diversas atividades, trazendo mais clareza e agilidade para as operações.

Você também conta com relatórios de desempenho e indicadores de performance sobre tudo o que é analisado pelo sistema. A partir disso, você pode tomar as melhores decisões, com base em dados confiáveis e atualizados em tempo real.

Saiba mais sobre o sistema da Wayv aqui e entenda como sua empresa pode se beneficiar.

Invista no futuro da sua empresa

A automação de processos oferece uma oportunidade importante para as empresas aumentarem sua eficiência operacional, além de reduzir erros e custos e liberar recursos para atividades de maior valor agregado. 

Com o avanço da tecnologia, ela deve ser cada vez mais vista como uma aliada e como peça-chave para diferenciar a empresa dos concorrentes diante dos clientes. Por isso, é essencial que os gestores estejam atentos ao que o mercado oferece como opções para melhorar sua gestão.

O primeiro passo é identificar os processos adequados para automação, escolher as soluções certas e seguir uma abordagem estruturada de implementação e otimização.

Com isso, as empresas podem colher os benefícios da automação e se posicionar para o sucesso e crescimento, facilitando o atingimento de metas e objetivos da companhia.

Em todos os momentos, a Wayv é a solução ideal para a automação de processos, trazendo mais clareza e eficiência para as atividades, maior confiabilidade para os dados gerados e menos erros e desperdício de recursos no cotidiano.

Invista na sua empresa com a Wayv e leve seu negócio a um novo patamar.