Se sua empresa trabalha com compra, produção e venda de mercadorias, é fundamental ter uma gestão de estoques eficiente. Assim, você evita o desabastecimento de itens ou o desperdício de peças, por vencimento ou desuso, por exemplo, além de outros problemas.

Existem diversas maneiras de controlar e otimizar o estoque, e hoje trouxemos 5 dicas que você pode aplicar no seu negócio, para manter sua área logística organizada e com a certeza de que os produtos estão realmente armazenados, facilitando o trabalho no dia a dia.

O que é gestão de estoques

Antes de falarmos sobre as dicas, vamos relembrar o conceito de gestão de estoques: é o processo de controle e organização dos produtos enquanto estão na empresa, seja como matéria-prima, trabalhos em andamento ou bens finalizados.

Para que a companhia tenha mais clareza sobre a gestão, é preciso identificar as movimentações dos itens no estoque, além de saber como os produtos estão dispostos no armazém (ou barracão).

O conjunto desses controles e do fluxo de peças forma a gestão de estoques. A partir dos dados dessa área, os gestores podem pensar na otimização de processos, além de decidir investir em novos materiais ou mesmo criar estratégias para girar o estoque.

Por que ter uma gestão de estoque eficiente

Na maior parte dos casos, ter produtos parados no estoque quer dizer ter dinheiro parado ali. Esse não é um bom cenário para as empresas, que precisam circular suas mercadorias para movimentar as finanças da companhia.

Além disso, existem diversos benefícios em ter uma gestão de estoques eficiente:

• Redução de custos: ao identificar os itens com maior saída, a empresa pode priorizar a compra ou produção destas mercadorias e, assim, minimizar peças paradas no estoque, otimizando seus custos e aumentando os lucros.
• Maior satisfação dos clientes: quando o estoque está organizado e o processo para produção e envio de itens flui normalmente, a chance de erros na operação diminui consideravelmente, assim como o tempo para que os clientes recebam as peças. Isso aumenta sua satisfação, favorecendo o retorno dos consumidores.
• Aumento da produtividade dos colaboradores: com processos claros e um armazém organizado, fica mais fácil para os profissionais localizarem os produtos e realizarem as atividades necessárias com aquela peça. Assim, o tempo para essa ação diminui, assim como os erros que podem acontecer da entrada do item até sua saída.

Essas são apenas algumas das vantagens em olhar para o estoque com atenção, mas em todos os casos, ter processos estruturados e otimizados potencializa os benefícios ainda mais – falaremos disso daqui a pouco.

5 estratégias para otimizar a gestão de estoques

Agora é hora de pôr a mão na massa. Existem diversas boas práticas que você pode adotar na sua empresa, hoje trouxemos 5 exemplos, que podem fazer a diferença no seu negócio.

1. Centralize todas as informações em um só local

É complicado lidar com dados quando estão dispersos em diversos controles, planilhas e sistemas. Invista em uma ferramenta que atenda todas as demandas de logística, como entrada e saída de materiais e relatórios.

Mas fuja das planilhas eletrônicas e ainda mais dos controles manuais, pois a chance de erros neste tipo de mecanismo é muito grande, ainda mais se várias pessoas mexem na planilha e há um grande fluxo de produtos.

A melhor alternativa é contar com um sistema apropriado para a gestão de estoques e treinar sua equipe para utilizar todas as funcionalidades do software. Além disso, seu controle e supervisão são facilitados com a emissão de diversos tipos de relatórios.

2. Registre todas as entradas, saídas e movimentações

Para garantir que as informações no seu sistema estão corretas, é preciso ter certeza que qualquer movimentação foi registrada. Se alguma coisa entrou no estoque, foi vendida ou mudou de local ou centro de custo, deve ser anotado.

Neste ponto, vale também padronizar a forma de inserir dados no software, para não haver divergência na hora de analisar os relatórios ou gerar confusão quando algo precisar ser encontrado no estoque.

Junto a isso, procure anotar todas as informações pertinentes àquele produto, como modelo, série, cor, validade etc. Isso ajudará a entender a movimentação das peças, quando é hora de repor os itens e quando algo está em excesso no estoque.

3. Automatize processos na área logística

Para ganhar agilidade e reduzir a chance de que erros aconteçam (porque é natural que o ser humano erre), conte com a tecnologia para automatizar processos. Desta forma, você pode criar previsões de venda, entender o comportamento dos produtos e até analisar o local de cada item.

Outro ponto interessante é que a automação permite que mais áreas da empresa estejam conectadas à logística, assim se algo é movimentado no estoque, logo afeta o financeiro, por exemplo.

Isso facilita no dia a dia, minimizando a necessidade de que os gestores repassem informações entre áreas, pois isso é feito automaticamente no sistema. 

Mais um exemplo é a emissão de etiquetas e notas fiscais automaticamente em determinada etapa do processo logístico ou mesmo a localização de peças no estoque. São atividades a menos para os colaboradores fazerem, aumentando sua produtividade.

4. Acompanhe o giro das mercadorias

Para garantir que não haverá falta de nenhum produto, é recomendado saber quais itens têm maior saída, assim é possível realizar sua reposição antes que todos sejam vendidos e pode tentar negociar melhores condições de pagamento ou valores para compras em maior quantidade.

O oposto também é verdade: saber os produtos que têm saída baixa evita que você adquira muitas peças que ficarão encalhadas no estoque – lembre-se que produto parado é dinheiro parado.

Com o conhecimento do giro das mercadorias, você também pode organizar o estoque de maneira que o que sai mais seja de fácil acesso, agilizando ainda mais o trabalho da sua equipe.

5. Faça inventários frequentes

Falhas no processo podem ocorrer, mesmo com todos os cuidados tomados acima e as causas são diversas. Uma maneira de minimizar informações desencontradas entre o que está no seu sistema e o que consta no estoque mesmo é com inventários periódicos.

Desta forma, você se certifica que todos os dados estão corretos, permitindo tomadas de decisão mais assertivas, pois sabe que pode confiar nas informações.

E no momento do inventário, procure descobrir a causa dos problemas, se houver, para pensar em maneiras de corrigir essas situações e deixar seu estoque ainda mais alinhado.

Erros comuns na área de logística

É importante mitigar os erros que podem ser cometidos na gestão de estoques, para que todo o trabalho investido na otimização da área realmente dê resultado. Alguns equívocos que podem ocorrer são:

• Não ter controle sobre o que entra ou sai: sem saber a correta movimentação, é provável que sejam comprados itens sem necessidade ou que falte alguma peça importante e isso impacta na gestão da empresa como um todo.
• Armazenamento errado de produtos: dependendo dos itens que seu negócio trabalha, é preciso se atentar se eles demandam algum cuidado específico, pois se uma mercadoria for guardada de modo incorreto, pode diminuir sua vida útil, invalidando sua utilização.
• Gestão manual do estoque: esse processo leva muito tempo e, se a movimentação for alta, pode atrapalhar o trabalho da sua equipe, aumentando os erros e a lentidão para separação, preparação e envio dos produtos. Atualmente, agilidade é essencial.
• Falta de treinamento para a equipe: não adianta esperar que os colaboradores saibam tudo o que precisa ser feito. É preciso investir em sua capacitação, para uso de sistemas, execução de processos e realização das atividades da forma que você espera. Todo mundo só tem a ganhar com isso.
• Não ter rotinas no estoque ou processos padronizados: sem uma boa organização, é bem provável que erros aconteçam na sua gestão, o que pode impactar o financeiro e outras áreas. Ao otimizar processos e ter rotinas, você reduz confusões e desencontro de informações.

Como a tecnologia ajuda a gestão de estoques

Como já comentamos, automatizar a gestão de estoques é importante para que as empresas diminuam erros e aumentem a eficiência de processos. Existem ferramentas próprias para essa área, com funcionalidades que ajudam a controlar a entrada e saída de produtos.

Também oferecem relatórios e permitem acompanhar a movimentação das peças em tempo real, facilitando a tomada de decisão dos gestores em qualquer situação.

Mas para garantir que todos os processos serão devidamente executados, é interessante contar com checklists digitais. Assim, você pode criar listas para recebimento de produtos, para preparação de pedidos e até para auditorias e inventários.

Desta forma, você facilita a realização de diversas atividades, evitando que alguma etapa importante deixe de ser cumprida – o que geraria retrabalho e aumentaria custos e tempo do processo.

A Wayv possui a solução ideal para você aplicar checklists no seu negócio, que podem ser utilizados em todas as áreas da empresa, aumentando a produtividade do seu time e a lucratividade dos negócios.

Mas as funcionalidades do nosso sistema não param por aí: acompanhe os principais indicadores de cada área e automatize fluxos de processos, para facilitar a comunicação entre áreas e aumentar a eficiência operacional – saiba mais aqui.

Invista no seu negócio

A otimização da gestão de estoques traz diversos benefícios para a empresa e pode ser realizada aplicando uma série de iniciativas simples, mas muito eficazes. Neste artigo, trouxemos 5 opções, que já farão total diferença na sua gestão.

Lembre-se que uma boa gestão de estoques permite que a empresa atenda suas demandas e gere receita, mas, para isso, é preciso atenção constante, além de investimento em treinamento e em tecnologias que apoiem esse processo.

Procure pelas soluções que melhor atendam às necessidades do seu negócio e não deixe de implementar checklists digitais, que apoiarão a realização de todas as atividades, minimizando erros e custos, mas aumentando a eficiência e produtividade.